РЕШИЛИ ОРГАНИЗОВАТЬ МЕРОПРИЯТИЕ?

ЦЕЛИ И ЗАДАЧИ
Каждое бизнес-мероприятие уникально. Время и место, спикеры и аудитория – все это создает событие, которое практически невозможно повторить. Изменение даже одного элемента может внести кардинальные изменения в итоговый результат. Именно благодаря этой уникальности люди продолжают интересоваться событиями, посещать их, платить за возможность услышать, увидеть, стать частью.

И именно благодаря этой уникальности организаторы готовят крупные события месяцами, решают сотни разнообразных задач, о которых большинство посетителей и не догадываются.

Расскажем вам о тех вопросах, которые необходимо задать себе, команде, заказчику на этапе планирования, чтобы процесс подготовки не превратился в бесконечный форс-мажор и дедлайн, а итоговый результат не разочаровал.
На первом этапе важно определить цель организации события и те задачи, которые вы хотите решить с его помощью. Чтобы не ошибиться, вы должны максимально честно ответить на вопросы: зачем вы хотите организовать мероприятие и что хотите получить в результате. И посмотреть на ваш проект через данную призму. Возможно, ваше первоначальное видение мероприятия сильно изменится.

Несколько наиболее часто встречающихся целей и задач проведения бизнес-мероприятий:
продвижение продуктов и услуг, представление новинок, поддержка и развитие отношений с клиентами;

формирование экспертного сообщества, обмен знаниями, навыками;

поиск и привлечение сотрудников, партнеров;

прямая окупаемость.
НАЧНИТЕ ПРАВИЛЬНО
Задачи могут комбинироваться, создавая уникальную, подходящую только вам бизнес-модель.

Цель и задачи мероприятия во многом определяют, каким в итоге оно получится. От этого зависит, необходимо ли проводить масштабный международный форум или конференцию со множеством параллельных потоков. Либо ваших целей можно достичь, организовав небольшой круглый стол с экспертами, митап для узкого круга профессионалов, неформальный «завтрак».

Кроме того, четкое определение задач поможет понять, достаточно ли ваших сил, ресурсов, чтобы сделать все самостоятельно, или лучше объединить усилия с другими игроками рынка.
АУДИТОРИЯ И ФОРМАТ
Целевая аудитория – это те люди, которых вы сами хотели бы увидеть на своем мероприятии, в которых заинтересованы ваши партнеры, либо которым будет полезно мероприятие с целью получения новой информации, знакомств, мотивации.

Когда мы приступаем к организации события, чтобы определить целевую аудиторию, мы отвечаем на вопросы:
Кто больше заинтересован в получении знаний: участник для личного развития, профессионального роста или компания, в которой он работает и для которой обсуждаемая на мероприятии тема интересна как направление развития? формирование экспертного сообщества, обмен знаниями, навыками;

Какую проблему сможет решить участник, если придет на мероприятие?

В каких организациях работают потенциальные участники? Какие позиции, должности занимают?
Далее описываем портрет участника (пол, возраст, круг интересов) и оцениваем возможный объем аудитории. Получившийся портрет во многом определит границы стоимости билетов на мероприятие, а также, какие каналы лучше использовать для привлечения участников.
Теперь переходим к подбору подходящего формата.

При проектировании формата мероприятия необходимо определить:
Событие планируется провести разово? Или же мы хотим развивать данную тематику, проводить мероприятие каждый год (месяц, квартал)?

Достаточно ли одного дня или объем информации, которым хотите поделиться с участниками, настолько велик, что можно организовать мероприятие на несколько дней? А может, достаточно 2-3 часов утром либо вечером, чтобы участники могли посетить мероприятие в свое свободное время?

Необходимо ли проводить мероприятие в несколько параллельных потоков? Будут ли всей нашей аудитории интересны одни и те же выступления, либо стоит разделить?

Стоит ли проводить серию событий?

Больше подходит онлайн или оффлайн формат?
При определении формата важно выдержать оптимальный баланс между теорией, обменом практическим опытом, дискуссиями, нетворкингом, развлекательной и свободной частью, презентацией решений. Когда есть понимание идеального баланса, детально продумываются составляющие мероприятия, его скелет. Завершаем данный процесс определением продолжительности выступлений, формированием примерного временного графика мероприятия.

Также мы предлагаем подумать: кому еще может быть интересно поучаствовать в данном мероприятии в качестве партнера, спикера; как создать более комфортные условия для участников; что можно добавить,чтобы заинтересовать участников.
При определении ресурсов и бюджета снова возвращаемся к цели мероприятия. Она определит подход к формированию бюджета. Вы хотите организовать мероприятие мечты, произвести впечатление на клиентов и у вас есть для этого все средства? Либо же достигнуть целей мероприятия необходимо минимальными собственными вложениями? В обоих вариантах нужно планирование и точное понимание той суммы, которой вы располагаете.

Чтобы определить все статьи расходов, вам необходимо представить мероприятие в его деталях. Для начала подберите площадку. От этого будут зависеть статьи расходов: аренда помещения, питание, оборудование, мебель, дизайн-оформление, необходимый персонал.


РЕСУРСЫ И БЮДЖЕТ
Когда определились с площадкой и сложилось понимание формата мероприятия, вам необходимо представить себя в роли участника и пройти весь путь от входа в здание до завершения мероприятия.

Путешествуя в воображении будьте внимательны к деталям, подумайте, где должны быть размещены указатели, как удобнее расставить мебель, где разместить регистрацию, нужна ли выставочная зона. Могут прийти идеи оформления: какие конструкции и мебель понадобятся, баннеры, воздушные шары.

Сколько времени вы сами готовы потратить на организацию события?

Кого можете привлечь в помощь для организации?

Какие люди должны входить в команду по подготовке события?

Какие роли вы закроете собственными силами, а какие эффективнее отдать на проработку подрядчикам?
Если планируете организовать мероприятие собственными силами, учитывайте, что это достаточно трудоемкий процесс и в большинстве случаев требует полного отвлечения от основной деятельности как минимум за две недели до мероприятия. На организацию конференции с разработкой содержания, привлечением аудитории и работой с партнерами мы тратим от 300 чел./ч (это самые минимальные цифры, на которые вам стоит рассчитывать при таком формате).
Портрет аудитории и формат события помогут понять, по каким параметрам нужно искать площадку. Или не искать вовсе – если решили выбрать онлайн формат.

Официальные конференц-залы в гостиницах подойдут для событий с участием руководителей и представителей сфер, в которых принято ежедневно носить пиджаки, для которых жесткая субординация – не пустой звук. Если же участников в повседневной жизни предпочитают более свободный стиль одежды и общения, им будет комфортнее в залах стиля лофт. Программистов скорее заинтересует встреча в формате тусовки, которую можно провести и за городом на свежем воздухе. Особенно интересной задачей может оказаться свести разные категории в одном месте, при этом сохранив комфортную атмосферу для всех.

Для всех наших активностей, задуманных на мероприятии, нужно найти время и место.


С чего начинается ваше мероприятие? С приветственного слова или вам хочется более яркого старта? Все это статьи затрат. Впечатляют события, которые организованы в единой концепции, подчинены одной идее от стиля коммуникации до оформления залов, форматов. Очень важно продумать все детали на этапе формирования бюджета, встроить их позже будет сложнее.

Основные статьи бюджета: аренда помещения, мебель, оборудование, оформление, питание, раздаточные материалы, расходные материалы, расходы на спикеров, рекламу и PR, транспортные расходы, фото и видео-сопровождение и, конечно, не забывайте про персонал.

Кроме того, продумайте:
Не существует строгих правил выбора даты проведения. Но мы бы посоветовали обратить внимание на праздничные, выходные дни, а также на календарь схожих по тематике и аудитории событий, чтобы не пересекаться. Значительное влияние на выбор даты проведения может оказать доступность площадки и ваших ключевых спикеров.

Определите дату события и после этого составьте план подготовки с конкретными сроками, когда и что должно быть готово, кто и за какие процессы отвечает.

Как правило, мы выделяем следующие блоки: содержательное наполнение события; организационная логистика; организация рекламной и PR кампании;
привлечение и работа с партнерами;
привлечение участников и работа с ними.


ДАТА СОБЫТИЯ И ПЛАН ПОДГОТОВКИ
Эти блоки изменяются в зависимости от формата и масштаба события. Самое важное, один блок – один ответственный. Не два, не три, иначе задача может быть не выполнена никогда.

Это основные пункты, которые необходимо определить, прежде чем приступить к воплощению ваших идей по организации мероприятий в жизнь. И небольшой совет от команды DiGital Line: не бойтесь отходить от стандартных форматов, но при этом помните о целях и задачах, которые вы решаете с помощью мероприятия и заботьтесь о комфорте вашей аудитории!
Дельных советов по организации мероприятия можно дать сотни. Лишь вам решать, к каким из них прислушиваться, а к каким нет. Расширяйте границы, придумывайте новые форматы, улучшайте процессы. А если появились вопросы, предложения по совместной работе, пишите. Команда DiGital Line всегда готова к сотрудничеству.
После этого начинается самый интересный процесс воплощения задуманного в жизнь. Подобрали для вас несколько советов, которым сами стараемся следовать:
Старайтесь все испытать на себе, пощупать, попробовать: насколько комфортно находится в помещении, удобны ли стулья, достаточно ли тепло в период проведения мероприятия, стабильно ли работает вентиляция, хорошо ли виден проектор с разных точек зала. Нужно ли заменить или добавить дополнительные экраны, микрофоны, освещение? Предлагает ли площадка подходящее по формату события питание или стоит подумать об альтернативных вариантах? Примерьте на себя роль выступающего. Удобно ли ему будет отслеживать и переключать презентацию? Представьте себя участником. Легко ли найти гардеробы, туалеты, точки питания? Нарисуйте схемы, развесьте указатели, продумайте удобные и полезные раздаточные материалы.

Договариваясь с подрядчиками, обязательно проговорите точную дату и время, когда они должны доставить товар или выполнить свои услуги. Лучше всего, если это будет прописано в договоре. Если подрядчик должен помогать вам реализовывать событие на площадке в день проведения, съездите на площадку вместе заранее, обсудите, как доставить необходимое оборудование. Заранее напоминайте. Ищите наиболее гибких «сторонников», готовых работать и ночью в воскресенье.

Работая с полиграфией, перед печатью ваших материалов, попросите сделать пробную печать, чтобы убедиться, что цвета на печати получаются такими же, как в макете на экране ноутбука.

Аудитория приходит на содержание события, чем раньше будет готова программа, тем больше времени у участников будет, чтобы спланировать свое участие, зарегистрироваться, оплатить. Самый крайний срок размещения программы – за 2 недели до события.

Думайте о комфорте ваших участников. Побудьте сами на их месте, пройдите мысленно весь процесс знакомства с вами, регистрации, участие в событии. Что вызовет положительные эмоции? Что сделает участие в вашем событии комфортным? И здесь детали могут сыграть важную роль, начиная от улыбки на регистрации, заканчивая благодарностью и полезными материалами после события.

Не забывайте, что ваше событие не заканчивается после того, как участник ушел. На следующий день отправьте письмо с благодарностью, фотографии, презентации спикеров. Ваши участники очень этого ждут.
РЕАЛИЗАЦИЯ
КОНТАКТЫ
E-mail:
info@dgline.by
Телефон:
+375 (29) 180 41 67
Или можете связаться с нами через форму обратной связи